Keberhasilan dan Kegagalan Implementasi Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis

Keberhasilan dan Kegagalan Implementasi Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis

Pendahuluan
Perkembangan bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin ketat, menuntut para pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam hal sistim informasi perusahaan.
Sistim informasi sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam berbagai hal misalnya untuk pengumpulan data, penyimpanan sampai pengolahan data. Sebagai bagian integral dari sistim pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah, peramalan bisnis dan masih banyak lagi. Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Sistim informasi merupakan suatu sistim yang kompleks dan memerlukan perencanaan dan pengembangan yang cermat agar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Abdulkadir menjelaskan bahwa sistem informasi merupakan sebuah sistem yang menyajikan informasi yang digunakan untuk operasi  dan manajemen dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.
Biaya pembangunan dan pengembangannya dapat dikatakan relatif mahal, mengapa ? karena pembangunan sistim informasi membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya serta mampu mengintegrasikannya dengan kebutuhan perusahaan yang biasanya memiliki kompleksitas yang tinggi.
Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
-          Informasi apakah yang dibutuhkan?
-          Oleh siapa?
-          Kapan?
-          Dimana?
-          Dalam bentuk apa?
-          Bagaimana cara memperolehnya?
-          Dari mana asalnya?
-          Bagaimana cara mengumpulkannya?
Jika langkah- langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model.
Selain itu, diperlukan pula langkah – langkah yang diperlukan dalam membangun sistem informasi tersebut yaitu mendesainnya. Berikut langkah-langkah dasar dalam proses desain sebuah sistem informasi :

1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

1. Mengidentifikan output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
2. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
3. Mengidentifikasi input data spesifik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.
4. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.
5. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
6. Ulangi langkah a-e terus menerus sampai semua output yang dibutuhkan diperoleh.
7. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
8. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
9. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
10. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.
    1. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:
    2. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.
    3. Menyiapkan  model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.
    4. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.
    5. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Dalam dunia bisnis khususnya di Indonesia, pemanfaatan teknologi informasi relatif masih baru jika dibandingkan dengan negara-negara lain seperti Jepang, Singapura dan AS. Hal ini dapat berarti masih adanya peluang yang bisa digarap oleh para vendor dan kosultan TI
Pengertian Sistem Informasi
Terdapat beberapa pendapat dan definisi mengenai sistem informasi, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)
Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
2. Bodnar dan HopWood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
3. Alter (1992)
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.
Dari beberapa definis diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu.
Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis
Penerapan sistem informasi seperti telah dikatakan sebelumnya merupakan sesuatu yang sangat penting untuk mendukung kinerja dunia bisnis dewasa ini. Hampir dapat dipastikan, bahwa entitas bisnis manapun yang tidak mau memanfaatkan sistem informasi untuk mendukung operasionalnya, maka ia akan “terlindas” oleh persaingan yang semakin hari semakin ketat. Mengaplikasikan suatu suatu sistim informasi yang berbasis teknologi di dalam suatu perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut antara lain:

1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan manajerial.
2. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yang sesuai.
3. Menunjang keunggulan kompetitif  perusahaan

Oleh sebab itu perlu diperhatikan beberapa hal yang terkait dengan keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi itu sendiri seperti akan dibahas dibawah ini :

1. Keberhasilan

Keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi sangat bergantung pada sistem apakah yang dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu mengadaptasi kebutuhan perusahaan, mudah digunakan dan mampu menyajikan segala jenis informasi yang diperlukan. Berikut beberapa faktor yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan sistem informasi :
-          Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System Use)
Dengan penggunaan yang tinggi, artinya sistem informasi yang dibangun memiliki manfaat yang sesuai dengan kebutuhan para user (dalam hal ini pegawai perusahaan) sehingga mereka menggunakan sistem ini secara sering.
-          Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction With The Systems)
Dengan semakin meningkatnya kepuasan para user terhadap sistem yang dibangun, maka hal itu mengindikasikan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan merupakan indikasi keberhasilan dari sistem. Karena tidak mungkin sistem yang ada dianggap berhasil jika dalam implementasinya banyak terjadi keluhan dari para penggunanya.
-          Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap sistem informasi & staff dari sistem informasi
Jika para pengguna memiliki sikap yang positif terhadap sistem yang ada, maka hal tersebut merupakan indikasi keberhasilan yang kuat. Karena tidak mungkin para pengguna memiliki sifat yang positif jika sistem yang ada tidak memberi dampak yang positif serta sesuai dengan yang dibutuhkan.

1. Kegagalan

Kegagalan penerapan sebuah sistem informasi dapat disebabkan oleh banyak faktor. Sebuah sistem dikatakan gagal jika keberadaannya tidak mampu memenuhi kebutuhan yang ada, tidak mampu memberi efek manfaat terhadap para penggunanya serta sulit untuk digunakan. Berikut dijelaskan beberapa kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem informasi dapat dikatakan gagal :
-          Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran
Pada dasarnya biaya pengembangan suatu sistem informasi adalah mahal, karena itu perencanaan anggarannya pun harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Namun begitu sering terjadi dimana pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan menjadi berlarut-larut, kurang terarah sehingga menyebabkan biaya semakin membengkak
-          Melalui waktu yang diperkirakan
Selain mahal, pengembangan suatu sistem informasi juga biasanya memerlukan waktu yang lama. Hal ini disebabkan penegmbangan sistem informasi merupakan suatu pekerjaan yang kompleks dan membutuhkan keakuratan serta kecermatan yang tinggi. Jika perkiraan waktu  ini yang dibuat meleset dari yang direncanakan, maka hal tersebut dapat menyebabkan kegagalan.
-          Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan
Jika sistem informasi yang dibangun tidak dikerjakan secara cermat dan teliti, maka besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kelemahan teknis yang membuat sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai dengan yang diharapkan. Jika hal ini terjadi maka dapat menyebabkan kegagalan pula.
-          Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan
Pada dasarnya, sebuah sistem informasi dikembangkan dan diterapkan dengan tujuan tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhkan yang ada dalam perusahaan. Misalnya saja seperti untuk sistem manajemen sumber daya manusia, sistem pengelolaan keuangan, sistem pemasaran dan lain sebagainya. Namun begitu, jika sistem yang dibangun ternyata tidak sesui dengan peruntukkannya tersebut, maka bisa dikatakan sistem tersebut gagal.
Untuk memastikan sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu diperhatikan beberapa aspek sebagai berikut :
Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna
Dalam perencanaan pengembangan sistem informasi, perusahaan harus mampu menarik partisipasi dari seluruh pengguna untuk dapat turut memberi masukan atau bahkan ikut dalam proses perencanaan secara penuh. Hal ini dimaksudkan agar proses dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan para pengguna
Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna Dengan Perancang Sistem Informasi
Biasanya terjadi kesenjangan atau miskomunikasi antara perancang sistem informasi dengan para penggunanya. Hal ini dapat disebabkan beberapa hal seperti kurangnya komunikasi diantara kedua belah pihak, perbedaan persepsi diantara mereka dan hal-hal lain yang pada akhirnya menyebabkan pengembangan sistem yang dilakukan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Dukungan Manajemen
Dukungan manajemen dalam pengembangan sistem informasi sangatlah penting. Hal ini dikarenakan pengembangan sistem informasi yang ada membutuhkan sumber daya baik materi maupun non materi yang cukup besar, dimana jika manajemen tidak mendukungnya maka pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat.
Tingkat Kompleksitas dan Resiko
Harus diperhatikan bahwa sistem informasi memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan karena itu memiliki resiko akan bocornya suatu rahasia, data atau informasi yang tidak boleh diketahui oleh pihak lain. Karena itu sistem informasi yang dikembangkan harus mampu dibangun secara aman dan dipastikan bahwa segala macam data atau informasi yang terkandung didalamnya tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Untuk mengeliminir kegagalan dari implementasi suatu sistem informasi yang telah dikembangkan, maka dapat dilakukan beberapa langkah sebagai berikut :
-          Memastikan partisipasi aktif dari para pengguna dan perancang sistem informasi seperti misalnya membentuk Focus Group Discussion (FGD)
-          Membuat pelatihan penggunaan sistem sebelum diterapkan secara umum
-          Membuat contoh atau protype untuk diujicobakan pada para pengguna dan dapat dievaluasi terlebih dahulu sebelum diimplementasikan versi akhirnya
Kesimpulan
Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, perusahaan harus memperhatikan beberapa hal yaitu :
-          Desain
-          Dana
-          Data
-          Operasi
Keempat hal tersebut harus mampu disinkronisasikan secara tepat oleh perusahaan agar tujuan dari pengembangan sistem informasi tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun beberapa manfaat yang dapat diterima dari pengembangan sistem informasi ini meliputi :

1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan

manajerial.

1. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yang sesuai.
2. Menunjang keunggulan kompetitif  perusahaan

Perusahaan yang ingin terus berkompetisi secara baik dan menjadi “pemenang” dari suatu segmen bisnis yang dijalaninya, harus mampu memanfaatkan sistem informasi secara optimal. Terlebih di zaman yang semakin maju dan modern dimana penggunaan sistem informasi telah menjadi suatu keharusan yang mutlak agar bisnis yang dilakukan tidak lagi terbentuk oleh jarak, waktu dan biaya. Sistem informasi pun akan sangat membantu perusahaan dalam melakukan ekpansi bisnisnya, mencari kekuatan dan kelemahan pesaing serta untuk mengetahui kebutuhan konsumen.
Daftar Pustaka
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-informasi-definisi-sistem-informasi.htm
http://www.cs.ui.ac.id/staf/zhasibua/2007003.pdf
http://definisi-pengertian.blogspot.com/2010/06/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html
http://blog.uad.ac.id/